发布日期：2026-06-06
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一、学生档案的重要性
（1） 学生人事档案是确定本人身份、社会关系、学习经历、工作过程等历史资料；是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据。
（2） 如果毕业生想更换工作单位，假如没有档案，新单位是不会接收的，并且在原单位的工龄也不能计算进来，以前的经历、评价、身份等将不复存在，必给毕业生造成一定损失。
（3） 毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都需要提供档案材料。
二、档案由何处进行保管
学生学籍档案，由上海交通大学人力资源处档案室负责存放、保管。
地点：上海交通大学闵行校区文博楼422室 联系人：雷蕾老师 021-34204267
三、什么样的单位有资格接收学生档案
根据档案管理有关规定，具有接收“机要”权利的单位，或者开通“机要邮政”的单位，才有资格接受档案。
一般是指事业单位、国企、政府部门、人才中心、职业介绍中心；合资企业需要确认是否开通机要；如果没有“机要”权利的单位需要确认单位档案委托存放的单位名称，比如人才单位，职介中心。个人、普通私人企业、街道不能接收档案。
四、毕业生（或结业）办理档案寄送流程
根据档案管理有关规定，大学生毕业时跟随离校手续办理档案转出手续，交大转递学生档案的方式默认为EMS特快转递。
1）对于应届本硕毕业生，电气学工办会在毕业期间通过思政教师发布通知收集需寄档同学的信息，并对提交的档案接收单位信息进行审核梳理，通过此方式提交寄档信息的同学，需：
1. 已鉴证毕业去向并满足集中寄档条件；
2. 寄档信息无明显错误；
则启动该批次学生的寄档程序，按照专业班级进行处理，学生只需确认要寄档以及提供信息即可，无需其他操作，如接档单位有特殊要求（只接收通过机要方式转递的档案、档案袋上需要标注信息、档案袋内需要放入调档函等）请在提交寄档申请时备注说明情况，并将相关纸质材料交到学院（联系方式见本文第八点）；
若毕业生涉及档案接收地明显错误、等完成上海落户再寄档等情况：处理好前述问题后，在工作时间提交填写链接：
https://ssc.sjtu.edu.cn/f/cb98710e（落户需上传调档函或户籍复印件）
2）对于应届博士毕业生，参考下一条往届博士毕业生流程。博士均需自行办理寄档。
3）对于留校任职或者转博士后流动站的博士毕业生，无需寄档，只需提交毕业生登记表（一式两份）至学院（联系方式见本文第八点）并说明毕业留校情况进行归档即可。
五、往届毕业生档案何时转出及如何办理转出手续？
1）往届本硕毕业生：
请填写链接进行寄档申请：
（如寄到上海各区就业促进中心还需身份证及户口本复印件，寄到上海各区人才服务中心需要调档函）均需上传附件。
2）往届博士：
1.前往智能电网204办公室领取纸质版研究生毕业生登记表（一式两份），根据毕业生登记表填写说明填写内容。
可参考：
填写完成后，将毕业生登记表（一式两份）提交至智能电网204办公室。
2.填写链接进行寄档申请：
（如寄到上海各区就业促进中心还需身份证及户口本复印件，寄到上海各区人才服务中心需要调档函） 均需上传附件。
六、肄业生办理档案寄送流程
请确保思政知情下填写链接进行寄档申请：
点击：档案查询按钮（官网首页左下角：快速导航栏目）
输入：完整准确地输入相关信息后，进行档案转出查询
七、毕业生毕业后如何跟踪大学生档案去向？
根据档案寄送规定，学生本人办理档案转出后，学生本人需跟踪档案是否到达转入地档案接收单位，并记清转入地接收单位名称确认自己档案新的存放地。
学校是否已将档案寄出，可以参考下面的步骤：
登入：上海交通大学人力资源处官网： https://hr.sjtu.edu.cn/
点击：档案查询按钮（官网首页左下角：快速导航栏目）
输入：完整准确地输入相关信息后，进行档案转出查询
八、学生档案遇到问题的处理办法
1） 经查询，如果档案寄出后长时间未收到，请联系学校人力资源处档案室雷老师；
2） 如果档案中材料有缺失或者错误，请及时联系学院。
如需办理寄出档案其他问题，咨询链接（选择职业发展）https://ssc.sjtu.edu.cn/f/82a7f549或联系电话021-54742025。
beats·365(中国)-官方网站学生工作办公室
2026年6月8日
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